Κανόνες καλής συμπεριφοράς στο email

Το mail πρέπει πάντοτε να έχει θέμα (subject) Ποτέ μα ποτέ δεν στέλνουμε email χωρίς θέμα ή χωρίς σωστό θέμα (σωστό είναι το θέμα-τίτλος που μέσα σε 3 - 5 λέξεις περιγράφει το περιεχόμενο του email). Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα:

Λάθος	Σωστό	Σχόλια
Απάντηση	Re: Σημερινή συνάντηση	Το αρχικό mail είχε θέμα σημερινή συνάντηση και κρατήσαμε το ίδιο και στην απάντησή μας (το Re: το έβαλε αυτόματα το πρόγραμμα του mail).
Re: Ιστορικά	Μέγας Αλέξανδρος	Το αρχικό mail αναφερόταν σε πολλά πράγματα. Απαντούμε όμως μόνο για ένα από αυτά και γι' αυτό αλλάζουμε το αρχικό subject που ήταν: «Ιστορικά». Μερικές φορές ακολουθούμε και τη μορφή: «Μέγας Αλέξανδρος was: Ιστορικά» (αναφέρουμε και το παλαιό subject).
Είδηση	Φθηναίνουν τα αυτοκίνητα	Βοηθείστε τον παραλήπτη να καταλάβει αν τον ενδιαφέρει το email ή όχι.
Τα αγαπημένα μου	Τα αγαπημένα μου τραγούδια	Ένα ελλιπές θέμα είναι το ίδιο άχρηστο όπως και το να μην υπάρχει καθόλου θέμα
Ζήσε Μάη μου...	Φθηνά αυτοκίνητα: Ζήσε Μάη μου...	Αποφύγετε τα λογοπαίγνια και τις έξυπνες ατάκες στο subject. To subject πρέπει να είναι όσο πιο απλό και περιγραφικό γίνεται
Πρόταση του ΕΚΑ	Πρόταση Εργατικού Κέντρου Αθήνας	Αποφύγετε τα αρχικά εκτός αν είναι κάτι πάρα πολύ γνωστό
Ερώτηση	Που μπορώ να βρω πληροφορίες για τον Αριστοτέλη;	Ακόμη και αυτός που ξέρει την απάντηση δεν θα ενδιαφερθεί να μάθει τι ρωτάτε.
????#$%&&??@*%	synanthsh	Μη βάζετε Ελληνικούς χαρακτήρες στο subject όταν στέλνετε μηνύματα σε mailing lists ή σε ανθρώπους που δεν είστε βέβαιοι πως μπορούν να τα διαβάσουν. Ακόμη και αν ο παραλήπτης μπορεί να διαβάσει Ελληνικά, υπάρχει πολύ μεγάλος κίνδυνος οι χαρακτήρες να αλλοιωθούν από κάποιον από τους κόμβους που διαχειρίστηκαν το mail, πριν αυτό παραδοθεί στον τελικό παραλήπτη του (αυτός ο κίνδυνος υπάρχει και για το κυρίως σώμα, body, του μηνύματος αλλά είναι πια αμελητέος).

• Όχι στα ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ Τα κεφαλαία στο email δίνουν την αίσθηση της κραυγής. Δεν τα χρησιμοποιούμε ποτέ, εκτός αν θέλουμε να δώσουμε στους άλλους την αίσθηση ότι ΟΥΡΛΙΑΖΟΥΜΕ (τα κεφαλαία χρησιμοποιούνται κατά κόρον από τους αρχάριους, που νομίζουν πως έτσι θα τους προσέξουν περισσότερο, και φυσικά επιτυγχάνουν το αντίθετο αποτέλεσμα).
• Σωστή παραγραφοποίηση Πολλές φορές τα email γράφονται με μεγάλη ταχύτητα και περιέχουν ορθογραφικά λάθη και ασυνταξίες. Αν και αυτό είναι κακό και μειώνει την αξία των μηνυμάτων σας, δεν θεωρείται από τους περισσότερους σαν κάτι το τραγικό. Ωστόσο υπάρχουν και όρια. Ποτέ μη γράφετε μεγάλες παραγράφους (πάνω από 3 - 5 γραμμές) και μην ξεχνάτε τα τις χωρίζετε πάντα με μια κενή γραμμή.
• Μην προωθείτε προσωπικά email σε mailing lists. Πρέπει να σέβεστε πάντοτε το απόρρητο της αλληλογραφίας των άλλων. Αν κάποιος σας έστειλε ένα προσωπικό μήνυμα μην το κοινοποιείτε ποτέ σε τρίτους χωρίς την άδειά του.
• Μην κάνετε reply ξαναστέλνοντας όλο το αρχικό μήνυμα Η απάντησή σας πρέπει να περιέχει μόνο τα μέρη που σχολιάζετε (ειδικά αν σας έστειλαν ένα κατεβατό 3 σελίδων και η απάντησή σας είναι: « συμφωνώ").
• Μην απαντάτε χωρίς να κάνετε καμία αναφορά στο αρχικό mail. Πάρα πολλοί άνθρωποι συμπεριφέρονται λες και τα άλλα μέλη της mailing list (ή ακόμη και ο αποστολέας του mail) δεν ασχολήθηκαν με κανένα άλλο mail στη ζωή τους και συνεπώς θυμούνται τα πάντα με κάθε λεπτομέρεια.
  Mail του τύπου: «Συμφωνώ με όσα είπε ο Τάσος εκτός από το θέμα της Κάτω Ρεματιάς γιατί πιστεύω...» δεν λένε τίποτε σε κανέναν γιατί κανείς δεν θυμάται τι ειπώθηκε για την Κάτω Ρεματιά. Το σωστό θα ήταν το mail να περιέχει την παράγραφο στην οποία ο Τάσος αναφέρει για την Κάτω Ρεματιά ακολουθούμενη αμέσως μετά από αυτήν με τα σχόλια του Χ. Έτσι όλοι θα ξέρουν για ποιο πράγμα γίνεται η συζήτηση.
• Προσέχετε τα cc (κοινοποίηση) και bcc (κρυφή κοινοποίηση) Όταν κάνετε reply all, το μήνυμά σας στέλνεται όχι μόνο στον αποστολέα αλλά και σε όλους τους αρχικούς παραλήπτες (cc). Πριν λοιπόν γράψετε «φταίει αυτός ο βλάκας ο Ανανίας» βεβαιωθείτε πως ο Ανανίας, ή κάποιος φίλος του, δεν ήταν μέσα στους αρχικούς παραλήπτες. Επίσης, αν θέλετε το μήνυμα να το κοινοποιήσετε κρυφά και σε τρίτους βεβαιωθείτε πως μπήκαν στο bcc και όχι στο cc. Συχνά πάντως, είναι καλύτερα να στέλνετε την κρυφή κοινοποίηση με ξεχωριστό email γιατί διάφοροι mailers όταν λαμβάνουν μήνυμα που είχε bcc παραλήπτες βγάζουν στον παραλήπτη μήνυμα recipient list suppressed. Έτσι αυτός μπορεί να καταλάβει πως το μήνυμα στάλθηκε κρυφά και σε άλλους (αν και δεν θα ξέρει σε ποιους).
• Μην κάνετε δοκιμές σε mailing lists Εκτός βέβαια αν είστε το list owner ή ο moderator. Αν θέλετε να δοκιμάσετε αν δουλεύει η λίστα στείλτε ένα θέμα για συζήτηση (αν δεν έχετε να συζητήσετε τίποτε καλύτερα να μην κάνετε και τίποτε). Αν το μήνυμα φτάσει τότε η λίστα δουλεύει κανονικά.
• Αποφύγετε το χιούμορ Δεν μεταφέρεται καλά με το email και μπορεί να οδηγήσει σε παρανοήσεις.
• Βεβαιωθείτε πως οι άλλοι καταλαβαίνουν αυτά που γράφετε Αποφύγετε τα smilies αν δεν είστε βέβαιοι πως οι παραλήπτες σας θα τα καταλάβουν. Το ίδιο ισχύει και για τις ιδιόμορφες εκφράσεις. Για παράδειγμα η λέξη lame (ανάπηρος) είναι αρκετά συνηθισμένη μεταξύ των hackers, αλλά πολύ «βαριά» για τους υπόλοιπους ανθρώπους.
• Γράφετε σαν να σας ακούει όλος ο κόσμος Με άλλα λόγια, προσέχετε τι λέτε. Το mail σας μπορεί να προωθηθεί αλλού χωρίς την έγκρισή σας ή να αποθηκευτεί σε κάποιο archive και να είναι ορατό σε αναζητήσεις μέσω των εργαλείων αναζήτησης για χρόνια ολόκληρα. Μπορεί ακόμη να διαβαστεί από ανθρώπους εκτός του κύκλου σας (π.χ. από Σκωτσέζους που μπορεί να μην εκτιμήσουν καθόλου τα ανέκδοτά σας για την τσιγκουνιά τους).
• Μην τσακώνεστε ποτέ μέσω e-mail Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μεγεθύνει και συχνά αλλοιώνει τη σημασία όσων λέτε. Ακόμη, τα λόγια σας μπορεί να μη διαγραφούν ποτέ στοιχειώνοντας για πάντα τη σχέση σας με ανθρώπους που έτυχε να τσακωθούν σήμερα μαζί σας αλλά θα μπορούσαν αύριο να γίνουν φίλοι και συνεργάτες σας. Γι' αυτό, αν θέλετε να τσακωθείτε προτιμήστε να το κάνετε αυτοπροσώπως ή μέσω τηλεφώνου.
• Μη χρησιμοποιείτε το email της δουλειάς για προσωπική χρήση Μπορεί εύκολα να παρεξηγηθούν τα μηνύματά σας ως επίσημη πολιτική της εταιρείας στην οποία εργάζεστε.
• Αποφύγετε τα ορθογραφικά και συντακτικά λάθη Αντίθετα απ' ότι πιστεύει ο πολύς κόσμος, τίποτε δεν περνάει απαρατήρητο. Ένα κακογραμμένο κείμενο χάνει μεγάλο μέρος από την πειθώ του και γίνεται κουραστικό στην ανάγνωση.
• Μην περιμένετε πως οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν το Internet είναι διαφορετικοί από τον υπόλοιπο κόσμο Οι βλάκες θα συνεχίσουν να είναι βλάκες και οι φανατικοί θα παραμείνουν φανατικοί. Προσπαθήστε να πάρετε τους αναποφάσιστους με το μέρος σας και αποδεχθείτε πως υπάρχουν άνθρωποι που ποτέ δεν θα παραδεχθούν πως έχετε δίκιο.
• Μην αφήνετε μια συζήτηση να κρατάει για πάντα Μετά το τρίτο ή, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, το τέταρτο email σας για το ίδιο θέμα οι άλλοι θα σταματήσουν να σας διαβάζουν. Σεβαστείτε τα mailboxes τους και, κυρίως, το χρόνο σας. Προτιμήστε να ασχοληθείτε με κάτι άλλο.
• Χρησιμοποιήστε την κοινή λογική Κανένας κανόνας δεν είναι απόλυτος. Αν όμως βασίζεστε στην ευγένεια και την ειλικρίνεια δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα.
• ΠΗΓΗ: http://users.uoa.gr/~nektar/science/internet/netiquette.htm